Sobre Tecnotramit
Em Tecnotramit confiamos em 4D, faz aproximadamente a 10 anos com resultados sempre satisfatórios. Em 1995 desenvolvimos uma primeira versão de um aplicativo de gestão dos processos relacionados com a tramitação de documentos públicos, a nossa atividade principal, aplicativo que incorporava, além do mais, módulos específicos para os processos contábeis e de faturamento.
A evolução da nossa oferta comercial e o incremento constante do volume de atividade nos levou a expor no ano de 2002, um objetivo muito mais ambicioso: desenvolver um verdadeiro ERP de nova criação que pudesse administrar integramente toda a atividade da empresa, e que também pudesse incorporar novas funcionalidades chave como a implantação de um arquivo digital de documentos, a prestação de serviços web aos nossos clientes e o desenho de um processo avançado nos aspectos logísticos da nossa atividade mediante a implantação de etiquetas com códigos de barras e o estabelecimento de interfaces táteis para o rápido processo da informação.
Não houve dúvidas na hora de decidir a ferramenta: a nossa experiência com 4D havia resultado muito positiva até a data, e a progressiva incorporação de novas prestações ao longo das diferentes versões, assim como a aparição e consolidação de alguns plug-ins necessários para o projeto, nos levaram a considerar que continuar com 4D era a opção mais adequada e fiável para nós.
Este novo projeto, que temos denominado GlobalGest, foi implantado parcialmente a meados do ano de 2003, e foi incorporando paulatinamente todas as funcionalidades requeridas durante os 12 meses seguintes, sendo totalmente completado no mês de outubro de 2004.
Arquivo digital de documentos
Uma das nossas maiores áreas de negócio é a gestão de documentos públicos para entidades financeiras e outros operadores imobiliários, documentos que são necessários processar lógica e fisicamente de formas diferentes durante a nossa atividade para serem remitidos ao cliente, uma vez completados os trâmites necessários.
Um dos desafios que propusemos no momento, foi à digitalização integral de todos os documentos, o que haveria de permitir eliminar ou reduzir significativamente o arquivo físico. Esta digitalização integral, por outra parte, havia de ser governada integramente desde o nosso ERP, já que os arquivos digitais tinham que estar disponíveis tanto para a sua visualização direta desde à aplicação, como para a sua consulta e descarga desde o exterior.
Para isto, incorporamos em GlobalGest um módulo completo de digitalização utilizando escâneres documentais dúplex de alta velocidade governados diretamente desde o 4D utilizando qPIX, o plug-in de tratamento de imagens desenvolvido por Escape. Neste processo, as imagens são digitalizadas em formato TIFF multi-página, associadas aos registros internos do aplicativo e enviadas ao nosso servidor ftp, desde onde recuperam-se posteriormente quando são necessárias.
A digitalização dos documentos realiza-se desde estações logísticas dotadas de escâneres dúplex de alta velocidade, assim como, desde estações genéricas habilitadas ao efeito para cada grupo de usuários, aproveitando as capacidades de digitalização das fotocopiadoras de nova geração.
No momento atual, digitalizaram-se uns 35.000 documentos, a metade dos quais, aproximadamente, são TIFF multi-página de 40 ou mais folhas (freqüentemente, 70 páginas!), que ocupam 20 GB em disco.
A previsão de digitalização anual quando implantemos o arquivo digital para todos os clientes, é de umas 150.000 digitalizações/ano.
A freqüência de digitalização é diária; de fato, a digitalização forma parte de um dos processos de logística: ao receber-se o documento original, informa-se ao sistema da sua recepção, confirmam-se alguns dados da pré-alta realizada e procedesse a realizar o scan desde uma das estações específicas (tela tátil)
Prestação de serviços web
Alguns dos nossos clientes solicitaram no seu dia o acesso on-line aos documentos que estávamos administrando para eles, podendo obter informação com respeito o estado de tramitação de cada um deles e tendo acesso ao seu conteúdo.
Para isto, desenvolvimos e colocamos em funcionamento um completo módulo de serviços via internet, em que um cliente do 4D age como servidor web, possibilitando que os clientes, além de obter a informação antes indicada, pudessem realizar encarregos de novos trabalhos a realizar e obter, além do mais, pressupostos em tempo real dos custos notariais, fiscais e registrais dos documentos a tramitar, de forma totalmente mecanizada.
O resultado foi impressionante: este módulo há suportado durante os últimos seis meses, uma média superior às cem conexões diárias, de forma totalmente estável e sem problema algum de funcionamento, e sua contrastada fiabilidade permitiu à nossa empresa incrementar muito significativamente o volume de atividade com alguns clientes, que consideraram que a solução proposta representava uma melhora significativa sobre os circuitos tradicionais de comunicação antes existentes.
Processos logisticos avançados
Os aspectos funcionais da nossa atividade foram objeto de uma importante redefinição conceptual, na medida em que advertimos claramente a necessidade de reenfocar alguns aspectos do processo de entrada de dados. Neste sentido, decidimos implantar um completo módulo de logística, baseado no uso extensivo de etiquetas com códigos de barra para identificar os documentos, e na implantação de interfaces de tela tátil para facilitar a rápida introdução da informação relativa às tarefas realizadas.
Para isto, configuraram-se determinadas estações logísticas de forma muito concreta: computadores potentes, dotados de telas táteis e impressoras específicas de códigos de barras, conectados além do mais, a um Escâner dúplex com interface SCSI. Nestas estações realizam-se, essencialmente, a recepção e etiquetagem inicial dos documentos, seus movimentos posteriores de entrada e saída (mediante os leitores de códigos de barras), a digitalização de conteúdos e a formação de lotes de envio agrupados por destinatários à terminação dos processos.
Projeção de futuro
No presente momento, encontra-se muito avançada uma nova versão de GlobalGest, que incorporará novos módulos funcionais relacionados a outras áreas de negócio da empresa, e contribuirá a racionalizar os fluxos procedimentais internos.
Um dos aspectos que serão objeto de um tratamento especial nesta nova versão será a mecanização dos serviços de mail e fax de usuário, que serão enviados e recebidos diretamente desde o 4D para poder ser associados aos correspondentes expedientes da gestão, e assim resultem acessíveis não só aos seus emissores ou destinatários formais, senão, a todos os usuários da aplicação.
Ao mesmo tempo, estamos trabalhando na preparação de um aplicativo independente – desenvolvido igualmente em 4D - que permita o acesso aos dados da aplicação através da SOAP. Este aplicativo, hoje em desenho, haveria de permitir aos nossos clientes o acesso à informação relevante do nosso banco de dados sem precisão de utilizar um navegador, oferecendo um nível prestacional muito superior ao atual, tanto em serviços disponíveis como em velocidade e estabilidade da conexão.
